Le cadre administratif, adjoint au directeur de la direction de l’action gérontologique et de la psychiatrie, en collaboration avec les chefs des pôles et les cadres supérieurs de santé des pôles de gériatrie et de psychiatrie, recueille et traite l’ensemble des informations administratives de ces deux pôles.

Il/elle exerce sous la responsabilité fonctionnelle et hiérarchique du directeur de l’action gérontologique et de la psychiatrie. En son absence, il/elle assure la gestion courante des deux pôles et possède la délégation de signature pour les soins sans consentement.

Missions principales (liste non exhaustive)

Management / encadrement

• Liaisons hiérarchiques avec l’assistante administrative et la secrétaire de Direction de la DAGPSY, les agents du service des soins sans consentements, les agents des admissions des sites de Perréal, de Camille Claudel, des CMP du CHB, et de la pédopsychiatrie, l’adjoint des cadres de l’EHPAD Simone de Beauvoir de Cazouls, les agents du service des majeurs protégés, l’agent d’accueil du site de Perréal, l’agent administratif pour la constitution des dossiers ASPA.
• Organisation et gestion des plannings des équipes de la Direction.
• Organisation et coordination des évaluations annuelles des agents (réalisation des entretiens, définition d’objectifs et des besoins de formations).
• Conduite et animation des réunions de services hebdomadaires, mensuelles.
• Liaisons fonctionnelles avec les Cadres supérieurs de santé des pôles de gériatrie et de psychiatrie, les Cadres de santé des pôles de gériatrie et de psychiatrie, le responsable hôtelier du site de Perréal, les équipes médico-soignantes des pôles de gériatrie et de psychiatrie, l’ensemble de l’équipe administrative de la direction de l’action gérontologique et de la psychiatrie, les secrétariats médicaux des pôles de gériatrie et psychiatrie, les assistantes sociales de l’hébergement, l’équipe de la blanchisserie de Perréal

Appui technique et méthodologique des Pôles de gériatrie et de psychiatrie

• Montage, mise en œuvre, suivi des projets des deux pôles (animation, tableau de suivi, projet d’établissement des EHPAD).
• Suivi des Appel à Projet (APP)
• Appui à la définition des axes stratégiques des pôles de psychiatrie et gériatrie.
• Rédaction, ajustement des procédures et protocoles adaptés aux évolutions réglementaires et législatives.
• Rédaction et suivi de l’exécution du CPOM des EHPAD, des dispositifs d’addictologie (ELSA) et psychiatrie (EMPP, Unité Sanitaire)

 Organisation des Pôles de gériatrie et de psychiatrie et des unités

• Assiste et assure le secrétariat (préparation ODJ et CR) du quadrinôme de pôle 1 fois par semaine (ou 1 fois par quinzaine), comité Technique de pôle tous les 2 mois, conseil de pôle une fois par an, comité de pilotage psy une fois par mois.
• Organise et suit les conventions avec les prestataires des activités thérapeutiques des deux pôles.
• Tenue et suivi des tableaux de bord (activité, budgétaire et RH), en lien avec les directions fonctionnelles.
• Réponses aux différentes enquêtes en lien avec le contrôle de gestion (tableau de bord ANAP pour la gériatrie, tableaux de bord pour la psychiatrie, RAMA, enquête ANFH…).
• Organisation et suivi des évaluations internes et externes des EHPAD et USLD du CHB, en lien avec la DQGR.
• Anime le staff médico administratif hebdomadaire sur les mesures d’isolement et contention Relevé annuel et suivi.
• Assure le relevé annuel et suivi des besoins en équipements (en lien avec la DALB), et des travaux (en lien avec la DST).

Réglementaire et financier

• Assure la veille juridique sur les champs de la gériatrie et de la psychiatrie.
• Assure la mise en place et le contrôle du registre des isolements et des contentions, en lien avec la cadre supérieure de santé du pôle de psychiatrie.
• Suivi des dossiers d'autorisation pour les pôles de Gériatrie et de psychiatrie et des dossiers de mise en conformité, en lien avec la direction de la stratégie et des affaires médicales.
• Suivi de l'EPRD pour les pôles de gériatrie et de psychiatrie en lien avec la DFSI.
• Préparation et rédaction des documents bilans pour les CPOM et des fiches actions sur les 5 ans à venir (organisation de groupes de travail et synthèses) pour la gériatrie.

Participation aux instances et aux dispositifs territoriaux

Gériatrie

• Commissions d'admission des EHPAD et USLD – Perréal et Cazouls
• Cellule de régulation SSR
• Comité de bientraitance des EHPAD
• Comité d’animation des hébergements
• Participation et suivi des Conseils de la Vie Sociale de Perréal et Cazouls (CVS)
• Collège du dispositif d’Appui et de Coordination (DAC)
• Liens avec la ville, en collaboration avec le directeur

Psychiatrie

• Conseil Local en Santé Mentale du Pays Haut Languedoc et Vignobles.
• Conseil Local en Santé Mentale de Béziers.
• Comité de coordination de la Maison des adolescents (Béziers).
• Comité scientifique et éthique de la Maison des adolescents.
• Comité de coordination Unité sanitaire santé justice.
• Groupe suivi qualité psy
• Cellule de régulation des lits (en cas d’absence du Directeur)
• Liens avec la ville, en collaboration avec le directeur

Moyens mis à disposition

• Bureau à l’espace Perreal – site des arènes (niveau +1 bâtiment administratif)
• Ordinateur portable et téléphone mobile pros
• Formation à la prise de poste possible (management…)
• Formation au pilotage et la gestion de pôle hospitalier (à court ou moyen terme)
• Possibilité temps partiel (80%)
• Télétravail possible (1 jour par semaine)